Câmara inova ao digitalizar seu acervo de documentos

A Câmara Municipal de Parnamirim (CMP) iniciou o processo de digitalização do seu acervo histórico. Criada em 1960, a casa legislativa possui incontáveis leis, decretos, ofícios e outros documentos produzidos e arquivados ao longo desses 63 anos de existência. Todo esse acervo encontra-se atualmente em processo de digitalização, para facilitar a consulta e acesso da população, o que agiliza o resgate de dados como também o processo de transparência.

A CMP foi agraciada em 06/03 com o “Selo Diamante” do Programa Nacional de Transparência Pública, o nível mais alto de transparência dos órgãos públicos, de acordo com a iniciativa da Associação dos Membros dos Tribunais de Contas (Atricon) e Tribunais de Contas, e o processo de digitalização contribuiu, além disso irá manter a posição de destaque.

A equipe atual do acervo, composta por dois servidores efetivos (Fernando Fernandes e Johnat Linhares) estão com um scanner Epson especializado e, nos últimos sete meses, já escanearam mais de 45 mil páginas. O trabalho é lento pois há necessidade de classificar e registrar em planilha eletrônica as informações dos documentos processados para ajudar a equipe de tecnologia na importação dos dados que em breve terá um sistema próprio. Após isso os registros físicos são guardados para posterior destino final.

Outra grande inovação é que todos os documentos estão passando pelo procedimento de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR – Optical Character Recognition), que é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem, sejam eles escaneados, escritos a mão, datilografados ou impressos. Dessa forma, através do OCR é possível obter um arquivo de texto PDF pesquisável por um computador. Isso facilita o controle das alterações e a disponivilização futura das leis e demais documentos sempre nas versões mais recentes.

De acordo com o servidor Johnat Linhares, a maior importância da digitalização é que “o processo de digitalização propociona mais de um órgão, setores e servidores consultarem os arquivos ao mesmo tempo, coisa que o arquivo físico não seria possível, mas devemos ter cuidado quanto a fidedignidade e integridade dos documentos que para isso é necessário ter uma comissão fiscalizadora ou um responsável por esse processo de digitalização para quando for realizar o descater”, explica. Já o servidor Fernando Fernandes pontua ainda que “a digitalização nos ajudou a buscar as informações mais rápidas. Mas estamos tendo a preocupação em manter as informações reais daquela época que os documentos foram gerados para ajudar os cidadãos e entender como eram feitos”, esclareceu.

É importante pontuar ainda que a digitalização facilita o acesso a qualquer momento aos documentos, não apenas quando tiver servidores no setor; proporciona menores chances de perder os documentos; há redução de custos; a Câmara se torna mais sustentável; há controle de quem pode acessar as informações; e economiza espaço físico.

PRAZOS DE FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES

Antigamente o prazo para responder a pedidos de informações da população era de pelo menos 15 dias, mas atualmente entre os documentos já digitalizados, a média cai para apenas 2 dias, o que implica e mais eficácia do serviço público.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Há ainda a pendência da aprovação da Tabela de Temporalidade, que consiste em uma classificação de todos os documentos gerados por um órgão público, e confere segurança jurídica e publicidade no descarte de documentos desnecessários. A partir da referida tabela é possível com objetividade se definir o tempo em que cada documento será armazenado fisicamente pela Câmara e, vencido o prazo, serão descartados com a devida publicidade. Assim, é uma forma de otimizar as atividades do arquivo e possibilitar o descarte de documentos desnecessários, ou a sua devida transferência a algum museu público que se interesse pela guarda e conservação permanente dos documentos históricos.

De acordo com a Procuradoria da Câmara, a Tabela de Temporalidade se encontra em fase de revisão, com previsão de análise em Plenário no segundo semestre do presente ano.

PRÓXIMOS PASSOS

No ritmo atual, a previsão da equipe do Acervo é que todos os documentos remanescentes sejam digitalizados em até um ano. Há a necessidade de, em um futuro próximo, adquirir um software que melhore as buscas nos arquivos e a disponibilização das informações no site da Câmara.Fonte: Ascom/CMP